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夢が叶いつづける手帳術

安慶名 勇子(あげな ゆうこ)

「夢が叶いつづける手帳術」著者。
・A'sCourage LLC代表
・AcePlus LLC代表
・Exイントレ協会理事・講師

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容量オーバーにどう対応する?有料サービスを使用するメリットとは

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先日、愛用しているDropboxからこのような通知がありました。

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写真、PDF資料、スキャンデータ、EXCEL…といったすべてのデータをDropboxへ保存している私。

48G中約50%を使用していたため、24Gほどのデータが保存されていたのですが、有効期限が来てしまうとファイルの追加ができなくなってしまいます(容量オーバーとなったファイルが勝手に削除されることはありません)。

Dropbox無料版で提供されている容量はたったの2Gですから、無料で使える領域を大幅に超える22Gのデータ保存先を見つけなければならない事態となりました。

そこで、今回私が調べて感じた事、最終的に決断したことをご紹介いたします。

選択肢として考えられるのは

まず、データ移動についてどのような選択肢があるのかを見ておきたいと思います。考えられる選択肢は下記のとおり。

・無料で使用できる2Gまでデータを整理・削除する
・パソコンまたは外付けハードディスク等にデータを移動する
・他の無料版オンラインストレージサービスへデータを移動する
・有料版Dropboxにアップグレードする

それぞれのメリットやデメリットについて考えてみましょう。

メリット・デメリット

■ 2Gまでデータを整理・削除する場合

【メリット】
・追加料金がかからない
・同期ができ、スマホやパソコンからいつでもアクセス可能

オンラインストレージの様々なメリットはこちらもご参考に。

【デメリット】

・2Gまでのデータを選別する時間が必要
・削除したデータは二度と復元できない

なんといっても…、この選択肢に二の足を踏んでしまうのは、データを選別したり削除したりといった手間がかかること。蓄積したデータの中から今後必要になるかどうかの判断を下しながら整理する労力、さらには削除してしまったら二度と復元できないというリスクもあります。

思い切って削除した後に「あのデータ、必要だった!!」となっても取り返しがつかず、イチから情報収集したり、資料を作成したり…という時間を取られることにもなります。

 

■ 別媒体にデータを移動する場合

【メリット】

・手軽に移動できる

【デメリット】

・新しく購入する必要あり
・ハード故障や紛失のリスク
・必要なデータにすぐにアクセスすることはできない

整理・削除の手間なく、データを移動するだけで済むという点では大きなメリット。しかし別媒体にデータを移行するということは、いつでもどこでも、どんな媒体からでもデータにアクセスできるという安心感を手放すことになってしまいます。

外付けハードディスク、パソコンなどは、CD-ROMやUSB記憶媒体、SDカードといったものよりも大容量のデータを保存できますが、その寿命は平均「5年」と考えていた方が安心。万が一壊れてしまったら…と考えると、避けたほうが無難です。SDカード、USBといった小さな媒体は持ち運びには便利ですが、紛失や盗難のリスクも。

 

■ 他の無料オンラインストレージサービスを使う場合

【メリット】

・料金不要
・データ移動がカンタン

【デメリット】

・複数のアカウント管理が必要
・データによって使い分ける必要あり

記憶媒体を使用するデメリットは避けられますね。ただ、複数のオンラインストレージサービスを利用すると「このデータはどっちに保存したっけ?」と混乱してしまうことも。

 

■ 有料版Dropbox Proを使う場合

【メリット】

・手間が一切不要

【デメリット】

・有料になる

料金がかかる…という以外にデメリットはありません。

Dropbox Proはなんと1T(「テラ」)もの情報を保存でき、これまでの単位「ギガ」を大幅に超える容量のデータが保存できるようになります。

月額払いだと1,200円/月、年額一括払いだと12,000円/年という料金設定(2016年5月現在)。これを安いとみるか、高いとみるか…、みなさまどう判断されますか?

ちなみに、1Tでどれくらいの量を保存できるのかという説明は「TeraCLOUD」というオンラインストレージサービスのページがわかりやすかったのでお借りしてきました。こちらのオンラインストレージサービスはに興味のある方はぜひご覧ください。

 

1tera

※ TeraCLOUDへのアクセスはこちらからどうぞ

有料版最大のメリットは容量にあらず!

メリット・デメリットを検討した結果、私はDropbox Proにアップロードすることにしました。写真だけでなく動画や音声データを保存する可能性が増えてくることを考えると、1Tというデータ領域は非常に魅力的です。

また、有料版にしかない機能の中に…実はものすごく重要な部分があるのです。何だと思いますか?下記の画像はDropboxの比較表からお借りしてきたものです。

 

hikaku

 

こちらは別画面のキャプチャ。クリックすると拡大されます。

赤枠で囲っている部分をご覧ください。有料版にすることで得られるメリットは数多くありますが…私はこの部分が一番重要ことなのではないかと感じています。

 

prokinou

「紛失したデバイスのファイルを遠隔削除」という機能。これ、何気にすごい機能です!

スマートフォンが盗難や紛失にあった場合、Dropboxの中身を見れてしまう可能性があるわけですよね。万が一、個人情報が含まれているファイルがあった場合は賠償問題に発展することにもなりかねません。

そんなときに遠隔でデータを見れなくすることができるのですよ。しかも、Dropboxに入っているデータが削除されるわけではありませんので、新しいスマートフォンに変えたとしても見ることができます。

これ、セキュリティの面から考えてもメリット大です。30日間であれば、削除してしまったデータを復元することも可能ですしね(こちらは無料版でも可能)。

データを保存するためにお金をかけるなんて、ひと昔前までは考えられなかったことですが、セキュリティの面から考えても有料化するメリットはあると私は考えています。どんどん膨らむデータをどう管理していくかというルールを持つ事も、ますます大事になってくるのではないでしょうか。

Dropbox Proの使い心地、また別記事でもご紹介したいと思いますのでお楽しみに!

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