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夢が叶いつづける手帳術

安慶名 勇子(あげな ゆうこ)

「夢が叶いつづける手帳術」著者。
・A'sCourage LLC代表
・AcePlus LLC代表
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DropboxとEvernoteはこう使い分ける!

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オンラインストレージサービスは数多くありますが、どう使い分ければいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

今回はオンラインストレージサービスの代表格ともいえるDropboxEvernoteに焦点を絞り、その使い分け方を見ていきたいと思います。

Dropboxとは

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Dropboxとは「パソコン外に保存できるフォルダ」のこと。パソコン本体に保存していないため、パソコンの故障やバッテリー切れやでデータが見れないということがなくなります。携帯やタブレット、他のパソコンからアクセスすればいつでも最新のデータが見れる…というわけ。

場所を問わず、機器を問わず、インターネットさえ使えればアクセスできる「データ保管庫」なのです。

また、このデータ保管庫には共有機能もあり、複数のメンバーで同じデータを編集することも可能です。チームで作業を進める場合にもおススメ。Aさんが作ったデータをBさんに送信し、Bさんが作り変えたデータをAさんに送り…というやりとりをする必要がありあせん。Dropboxにアクセスし、1つのファイルを編集すれば済んでしまうというわけ。

Dropboxに写真を保存し、離れた家族と共有機能を使うと、いつでも最新の写真が見れるようにもなります。

無料プランは2GBまで。

Evernoteとは

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Dropboxと同じオンラインストレージサービスのひとつ。外部にデータを保存するという点では共通していますが、その保存方法に特徴があるサービスです。

Evernoteはデータが「ノート」として保存されていきます。写真、文字、音声…といったあらゆるファイルをひとつのノートとして記録できます。

また、検索機能が抜群に優れている点は他にはない特徴のひとつ。手書き文字を撮った写真からも文字を判断してしまうのです(日本語は一部対応)。付箋に書いたメモを無くさないようにスマートフォンで撮影し、Evernoteに保存しておけば、「あれ!?メモどこ行ったっけ!?」ということがなくなります。ノートを検索すればいいのですから。

GoogleChromeのブラウザを使用している場合、「Evernote Web Clipper」という拡張機能を使えば、ワンクリックで見ているWebサイトの「記事」を保存できるのも便利。ホームページのURLを丸ごと記録しておくブックマークとは違い、気に入った記事だけをクリップしていくという作業は「スクラップブック」を作っていく感覚に近いものがあります。

EvernoteDropboxと同様、共有機能がついていますので、メンバーで共有して編集することが可能です。

こちらは有料プラン、無料プランで、できる機能に違いがあります。

おススメの使い分け

Dropboxは「保管庫」、Evernoteは「スクラップブック」というイメージでとらえると、使い分けもしやすいのではないでしょうか。

私はDropboxには「ファイル類」を、Evernoteには「情報」を保存しています。例として挙げるとこういったもの。

Dropboxに保存しているもの

・メールで送られてきた資料
・Excel、Wordで作成した資料
・画像

Evernoteに保存しているもの

・リスト類(夢リスト、やらないことリスト等)
・webから集めた資料
・メモ類
・保証書や保管資料
・アイデアの記録
・音声と画像、データが一緒になった資料
・Todoistの実行記録
・気に入ったメールマガジン

ちなみに、私の場合。メールで送られてくる添付資料や、Todoistの実行記録、メールマガジンの保存は「自動保存」されるように、外部サービスを利用して設定しています。自分でパソコンを操作しなくても勝手にノートに保存されていくので、かなりの時間短縮になっています。

自動保存はDropboxEvernoteの機能ではありませが、外部の連携サービスに対応しているという点が見逃せないポイント。非対応のクラウドサービスを使用した場合は「時短」につながる工夫に限界がありますから…。

モノだけでなく、「情報の保管」「収納」の技術を高めることは大幅な時短につながります。ぜひ取り入れてみてくださいね!

こちらも参考にどうぞ。

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