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夢が叶いつづける手帳術

安慶名 勇子(あげな ゆうこ)

「夢が叶いつづける手帳術」著者。
・A'sCourage LLC代表
・AcePlus LLC代表
・Exイントレ協会理事・講師

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時短につながるフォルダ名の付け方とは?

Pocket

パソコンに保存しているデータ、どんな風に整理していますか?

・デスクトップがデータでいっぱい
・ダウンロードフォルダに入れっぱなし
・とにかくひとつのファイルに入れている

という方に参考にしてほしい、フォルダ名の付け方をご紹介いたします。

キレイに整理されるというだけでなく、フォルダを探す時間が短縮されるというメリットもあります。

フォルダ名の前には3ケタの数字を!

「A会社○○プロジェクト」「プライベート用」「旅行関連」「English」というようフォルダを付けてはいないでしょうか。一見整理されているように見えますが、その数が多くなってくると見つけるのに時間がかかってしまいます。

探しやすくするためにも、フォルダ名の前に3ケタの数字(半角)を付けておきましょう。通常、フォルダ名に英語表記と日本語表記が混在している場合は「英語→日本語」の順で表示されます。よく使うフォルダが日本語で、かつ五十音の後ろ側から始まるようなフォルダ名をつけていた場合、ずっと下までスクロールしなければフォルダが探せなくなってしまうわけです。

フォルダ名の前に3ケタの数字を付けると、利用頻度の高いフォルダを前に表示することが可能となります。

こちらはDropbox内のフォルダ分けの例。

ファイル

こちらはEvernoteのノート一覧です。どちらも3ケタの数字を前に書くことで、見やすくなっています。
folder

「お気に入り」ショートカットは便利!

こちらはwindowsでの例ですが、フォルダ表示をナビゲーションウィンドウ(2列)にして、よく利用するフォルダを左側のお気に入りに追加すると、何回もクリックしてフォルダを開くことなく、目的のフォルダにすぐにアクセスできるので便利です。

設定方法は次のとおり。

・フォルダを開く
・表示タブをクリック
・左メニューにある「ナビゲーションウィンドウ」をクリック
・「お気に入りを表示」をクリック

cats

shortcut

その後、右側のウィンドウでお気に入りに追加したいフォルダを探し、ドラッグ&ドロップでお気に入りに引っ張ります。

追加されました。

shortcut1

次回より、左側のウィンドウにあるフォルダをクリックすれば目的のフォルダに簡単にたどり着くことができます。

「000」は空けておく!

EvernoteやTodoist、Gmailには「Inbox」というフォルダがありますよね。すべてのデータはInboxに取り込まれ、処理した後分類する…というながれをフォルダでも行うことができます。「000 Inbox」という名前のフォルダを作って、そこにすべてデータを移してしまうのです。空いた時間にInboxに入ったデータを分類していけば、フォルダの中はスッキリと保たれます。

また、普段は使用する機会は少ないけれど、ある特定の時期だけはアクセスの多くなる…というフォルダは、その時期のみフォルダ名の前に「000」を前に追加して、一番最初に表示させるという手も。

0番台は臨機応変に対応するための緊急&便利ナンバーとして空けておく。柔軟にフォルダ管理ができ、ものすごく便利なんですよ。

ぜひ試してみてくださいね!

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