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夢が叶いつづける手帳術

安慶名 勇子(あげな ゆうこ)

「夢が叶いつづける手帳術」著者。
・A'sCourage LLC代表
・AcePlus LLC代表
・Exイントレ協会理事・講師

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Inboxをどう使うのかわからないあなたへ

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GTD(Getting Things Done)や、それをベースに作られているTodo管理サービスのTodoistには「Inbox」という概念が存在しています。Inboxって何なのか、どう使っていいのかわからない…という方のために、その使用例をご紹介していきます。

※ ここでご紹介するInboxは、Gmailの進化版サービス「Inbox」ではありませんのでご注意くださいませ。

Inboxは情報収集所

Inboxは「情報収集所」と考えるとわかりやすいですね。頭の中を占領している数々のタスクは、思いついたままに勢いよくInbox内に書き出していきましょう。

こちらの画面はTodoistのInboxです。

inbox

ここで大事なのは、「分類しながら書き出さない」ということ。分類はその後。頭の中が空っぽになるまで、気になっていることを全てInbox内に出し続けるのです。

例えば、仕事で取り組んでいる

・A社へ見積りを送る
・報告書を作成する
・前年同月比の分析

といったことや、プライベートでの

・時計の電池交換
・結婚式用のお祝儀袋
・外れかけているボタンの縫い付け
・キッチンペーパーの書い足し

すべてを書き出します。

これを続けていくと、Inbox内には、頭の中を占めている情報が全て格納されている状態になります。

その後が大事!Inboxは空にする

Inbox内に書き出した情報には

・何かを実行する必要があるか
・後でやることなのか
・細分化が必要か(プロジェクト)
・いっそのことやらないと決めて、捨ててしまうか

といった判断をしながら、分類していきます。

ここで大事なのは「Inbox内に情報を残したままにしないこと」です。

また、一度分類したタスクを再度Inbox内に戻すということもしないように。Inboxはあくまでも「収集所」であって、作業場ではないということに注意しましょう。

Inbox内が空になると、ものすごく達成感が生まれます。「頭の中が整理された」「やるべきことと順序が明確になった」というスッキリ感をぜひ味わってみてください。

やるべきことが明確になったことで、サクサクとタスクをこなすことができます。

モノも情報もInboxを活用しよう

実はこの考え方は、情報だけでなく片付けにおいても使えます。箱やファイルトレイを「Inbox」として使い、その中に気になるすべてを集めるという手法がGTDの書籍でも紹介されています。

メールも同様ですね。受信トレイはInboxとして使い、あとで返信するものはスヌーズ機能を使って受信フォルダから追い出したり、分類・削除したりしながら、受信トレイを空の状態にします。

デスクトップ画面にも応用してみましょう。Inboxというフォルダを作り、デスクトップ上あるファイルをすべてInboxフォルダに移します。その後、分類・処理をしていき、Inboxフォルダ内を空にするのです。

パソコンの場合、作業中のファイルはデスクトップ、インターネットからの資料はダウンロードフォルダ…と、さまざまな場所にファイルが散乱する状態が起きやすいものです。

「散らかってる!ファイルfが探せない!」とならないように、定期的にファイルの整理をしておきましょう。

Inboxは「空」の状態を保つこと。ぜひ取り組んでみてくださいね!

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