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夢が叶いつづける手帳術

安慶名 勇子(あげな ゆうこ)

「夢が叶いつづける手帳術」著者。
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それ…メタボ手帳かも!?メタボ手帳を卒業するためには

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あなたの手帳…メタボ手帳になっていませんか?

書類や付箋でパンパンになったメタボ手帳を使っていると…時間効率を下げることにもなりかねません。メタボ手帳から卒業するためにも、自分の手帳を診断してみましょう!

メタボ手帳 予備軍チェック!

下記リストに該当するものをチェックしてみましょう!

□ いただいた資料はとりあえず手帳に挟み込む
□ 紙資料を捨てることなく持ち歩いている
□ 付箋にメモし、手帳に貼るのが習慣化している
□ デジタルツールは使わない主義
□ 「どこに挟んだっけ?」「どこに書いたっけ?」と探すことが多い

何個当てはまりましたか?

ひとつでも当てはまった方は…メタボ手帳への道を進んでいるかも!?

メタボ手帳のデメリット

「とりあえず手帳に書いておけば(貼っておけば、挟んでおけば)大丈夫!」と、情報をすべて手帳に盛り込むことで得られる安心感ってありますよね。しかし、メタボ手帳にはメリットよりデメリットの方が多く存在するのです。

メリット

・手帳の中にすべて「ある」ため、手帳を持っていると安心

デメリット

・目的の情報にたどり着くまでに時間がかかる
・分厚く、重くなるため持ち運びに不便
・手帳の劣化が早くなる
・手帳を忘れた場合、情報へのアクセスが困難
・手帳を紛失した場合、情報の復元が不可能

極端にメリットの方が少ないこと、わかっていただけますでしょうか。

情報は「検索」できることが大事!

あるデータによると、平均的なビジネスマンは探しものをするためだけに1年間に1500時間を浪費しているのだとか。実に1年間のうちの1カ月弱を「探し物」だけに使っている…ということになります。

「手帳のどこかにメモしたんだけどなぁ…」
「確かこのフォルダにデータを保存していたはずなのに…」

と探す時間をなくすことができれば、1ヶ月弱もの時間を得られるわけですよ。

そうすれば…いつかやってみたいと思っていたアレコレ。できる時間が作れることになりますよね!ぜひ、今日からメタボ手帳を卒業するための心構えを意識していただきたいと思います。

原因は手帳の役割を混同していること

書く目的には

・覚えるために書く
・忘れるために書く
・自分に見せるために書く

という3つがあるという記事を以前書きました。

メタボ手帳になってしまうのは、上記3つをごちゃまぜにして手帳を使っていることが原因のひとつと考えられます。

「とりあえず付箋にメモしておこう!あとで手帳に書き写せばいいや」「そういえば、今日買い物しなけばならないのは…」「理想の将来像ってこういうものなんだよなぁ…」と、思いつくままに記録し、そのうえお客様との面談記録や大事な会議の議事録まで同じページに書き込んむ…という使い方はスマートな使い方とは言えないのです。

一時的に手帳を使ったとしても、のちに検索する可能性があるであろう「情報」は、必要な時に検索できる状態にまとめておく必要があります。そのために活用してほしいのがデジタルツール。どんなにファイリングや整理整頓が上手になっても…情報の検索性はデジタルツールには敵いません。キーワードを1つ入力するだけで必要な情報をピンポイントで探り当ててくれるのですから、活用しない手はありません。

IT苦手女子の皆さん。「デジタルツールは苦手だから…」と敬遠している場合ではありませんよ!少し学ぶだけでその先の人生のかなりの時間を自分の時間として使うことができる…と考えれば、今学ぶメリットは大いにあります。

手緒に書き込む際には「紙に書く」こと自体、検索性に優れていないという認識を持って使うことも大事です。情報の選別をしながら手帳を使うのです。お客様とのやりとり、会議の議事録…といった検索する可能性のある情報は、あらかじめ手帳の巻末メモ欄を利用するというルールを作っておきましょう。

メタボ手帳を卒業するためには

メタボ手帳を卒業するためには

・検索する可能性のある情報はデジタルツールに移行すること
・手帳のメモ欄の用途のルールをつくること
・定期的に手帳の整理をする時間を確保すること
・紙資料はスキャン(または写真撮影)し、処分すること
・付箋の使用はあくまでも一時的なものだと心得ること

といった心がけが大事です。

見た目がスッキリとした手帳を使っているビジネスマンはいかにも「仕事ができる人」」だという印象もありますよね。逆にメタボ手帳だと「情報管理が上手くない人なんだな」「財布もレシートでパンパンなのかも…」「名刺管理もずさんなんだろうなぁ」なんて思われてしまう可能性もなきにしもあらず。そうなると、ビジネスチャンスを逃すことにもなりかねません。

メタボ手帳を卒業することは、見た目の印象をアップさせるだけでなく、思考も整理され、時間効率を高めることにもなる…という一石三鳥のメリットがあります。ぜひ、今日から取り組んでみてくださいね!

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