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夢が叶いつづける手帳術

安慶名 勇子(あげな ゆうこ)

「夢が叶いつづける手帳術」著者。
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タスクは時間とセットにして考える。所要時間を見積もっておこう!

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タスクリスト、作っていますか?ビジネスでもプライベートでも、タスク管理を行うことは大事です。しかし、タスクをただ書き出しただけではサクサクとこなすことはできないものです。タスク処理で大事なのは

・いつやるのか
・どれくらいの時間がかかるのか

を把握すること。

今日はTodoistを使用した時間設定の方法をご紹介いたします。

タスクは所要時間を想定しておく

発生したタスクは、その処理にかかる時間がどれくらい必要なのかあらかじめ見積もっておくことが大事です。「時間ができた時にやろう」と思っていると、スキマ時間で取りかかってしまったがために中途半端で終わってしまうことにもなりかねません。

また、いつやるのかを計画しなかったばかりに、いつまで立っても実行できないという事態にもなりかねないのです。

あくまで「想定」で構いませんので、タスク処理にかかる時間と実行する日(締切日)を見積もっておきましょう。

Todoistでの設定

私が使っているTodoistの画面をご紹介いたします。こちらは本日締切のタスクの一部です。

・5min ⇒ 5分
・15min ⇒ 30分
・30min ⇒ 30分
・1h ⇒ 1時間

と4つの時間ラベルを用意し、それぞれのタスクに想定所要時間を設定しています。
※ラベル昨日はTodoist有料版でのみ提供されています。

time1

この設定をしているだけで、タスクをすべてこなすためには合計何時間を確保する必要があるのかを一目で判断することができます。

ちなみに、右側に目覚まし時計のマークが表示されているのはリマインダー設定しているタスクです。

有料の「ラベル」機能のここがすごい!

Todoistは有料版を使用していますが、無料版にはない優れた機能のひとつが「ラベル」です。先にご紹介した時間ごとのラベルを作っておくと、時間ごとにフィルタリングをかけることができます。

label1

例えば、20分ほどのスキマ時間ができた時には「15min」のラベルをクリックします。すると、このように15分以内でできる仕事の一覧が表示されます。いろいろなタスクの中から、15分以内でこなせるタスクを選ぶことができる…というわけ。

15min

タスクを細分化できるようになってくるとタスクの数はどんどん増えていきますから、さまざまな角度から検索できるように工夫しておく必要があります。

スキマ時間を利用して、できるタスクは1つでも終わらせておく。その積み重ねが後に大きな時間を生み出すことにつながります。

しかし、すべての項目に1時間以内の時間を設定することは難しいかと思います。どんな行動を起こせばいいのかわからないものは時間の見積もりもできないのですから。その場合は無理に設定せず、取る行動が具体化した時に設定すればいいかと思います。

タスクは単独で考えるのではなく、時間とセットにして考えること。時間効率を高めることにもつながりますのでぜひお試しくださいませ。

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