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夢が叶いつづける手帳術

安慶名 勇子(あげな ゆうこ)

「夢が叶いつづける手帳術」著者。
・A'sCourage LLC代表
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タスクがなかなか進まない原因はコレ!

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手帳やタスク管理サービスに、やるべきこと、やりたいことを書き出してはみたものの…なかなか思うように進まないということはないでしょうか。

もしかすると、タスクそのものの書き出し方に問題があるのかもしれません。下記のチェックポイントを見直してみてください。

タスクは「行動」リストになっているか

タスクがなかなか終わらないという方の大部分は、タスクそのものが行動リストになっていないことが原因です。「旅行の計画を立てる」「報告書を提出する」「引越す」「クローゼットを片付ける」といったリストを書いているかと思いますが、実はこれらは「プロジェクト」であって、行動リストではありません。プロジェクトとは、複数の行動がまとまったものですから、ひとつひとつの「行動」に分解することが大事です。

例えば「旅行の計画を立てる」というリストの場合

・○○旅行会社からパンフレットを取り寄せる
・○○旅行会社に見積もりを請求する
・家族会議をひらき、行く場所を決める
・ネットで申し込み手続きをする
・有休申請を書き、会社に提出する

という風に細分化していくというわけ。

こうすると、次に何をしなければならないかが明確になるため、行動に移しやすくなります。

所要時間が設定されているか

それぞれの行動リストは、所要時間を見積り記入しておいてください。かかる時間がわかっていれば、空いた時間を使って取り組むことができます。

タスク管理サービスを利用している場合は、時間ラベルを付けて管理しておくと便利。15分、30分、45分、1時間…といったラベルをつけておくと、所要時間を検索キーとして使用できます。

私が愛用しているタスク管理サービス「Todoist」で、時間ラベルの使用方法を紹介した記事がありますのでご参照ください。

期限を設定しているか

いつかやろうと思っているものほど、いつまで経っても取りかからないといったことはないでしょうか。いつでもできるというゆとりは締切のある他のタスクを優先するということにもなるため、いつまで経っても進まないのです。

パーキンソンの法則(第1法則)
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
参考:Wikipedia

仕事量ありきで期限を考えるのではなく、締切ありきで仕事を行う。この順番が、タスクをサクサクと進めていくために必要なポイントなのです。

タスクによっては、前のタスクが終わらないと期限設定ができないものがあったり、どれくらい時間がかかるのか見当もつかない…というものもあるかもしれません。その時は○月○日までにという細かい期限ではなく、「○月までに」「今年中に」という期限でも構いません。まずは設定するということが大事です。

定期的な進捗確認を

そして、何度もチェックすることをお忘れなく!手帳やタスク管理サービスに書き出したものの…それを見ない状態が続くと、タスクがあったことすら忘れてしまいます。

定期的に目に入る状態にしておくことで、実行意欲が湧くのです。また、実行した後はチェックを入れることで達成感も味わえますから、ますますタスクに取り組むのが楽しくなる…という好循環が期待できます。

タスクをサクサクこなしていくのは楽しいもの。ぜひ、今お持ちのタスクリストを見直してみてくださいね!

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